Pengelolaan Terbitan Berseri Di Perpustakaan Sebagai Sumber Informasi Primer Pendukung Kegiatan Keilmiahan

Abstrak
Terbitan berseri atau terbitan berkala adalah terbitan (publikasi) yang memilki waktu/kala terbit tertentu, dengan jarak penerbitan yang yang tetap dan terbit terus menerus tanpa batas waktu tertentu. Sebagai sebuah sumber informasi, terbitan berseri memuat berbagai macam informasi ilmiah yang menggambarkan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dalam sebuah terbitan berseri berisi tulisan dengan informasi orisinil yang belum pernah diterbitkan dalam bentuk apapun atau pubikasi lain. Oleh karena itu, sudah selayaknya perpustakaan memberikan perhatian yang lebih terhadap jenis koleksi perpustakaan yang satu ini. Pengelolaan dan SDM pengelola yang terampil, kreatif, berpengalaman, dan memiliki wawasan yang luas, diharapkan akan mampu menampilkan koleksi terbitan berseri ini dalam suatu layanan yang cukup bisa dihandalkan dalam suatu perpustakaan.
Keyword : terbitan berseri, terbitan berkala, pengelolaan terbitan berseri, layanan terbitan berseri

1. Pendahuluan
1.1 Pengertian Terbitan Berseri
Terbitan berseri atau terbitan berkala adalah terbitan (publikasi) yang memilki waktu/kala terbit tertentu, dengan jarak penerbitan yang yang tetap dan terbit terus menerus tanpa batas waktu tertentu. Terbitan berseri/berkala ini dapat berupa majalah, jurnal, surat kabar, buletin dan lain sebagainya, yang biasanya diterbitkan dengan nomor yang berurutan, terus menerus dan waktu/kala terbit tertentu seperti harian, mingguan, dua mingguan, bulanan, tiga bulanan, tengah tahunan dan sebagainya. Sebagai sebuah sumber informasi, terbitan berseri memuat berbagai macam informasi ilmiah yang menggambarkan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dalam sebuah terbitan berseri berisi tulisan dengan informasi yang orisinil yang belum pernah diterbitkan dalam bentuk apapun atau pubikasi lain.

1.2 Fungsi, Ciri dan Jenis Terbitan Berseri
Tulisan atau ulasan yang dimuat dalam sebuah terbitan berseri/berkala merupakan ide (gagasan) asli seseorang atau beberapa pengarang yang disusun ringkas, sehingga sering disebut dengan literatur primer (Lasa, 1994:21). Sebagai sebuah sumber informasi yang merupakan literatur primer, terbitan berseri memiliki fungsi sebagai media dan ruang untuk menampung ide, gagasan dan pengalaman beberapa orang dalam bidang tertentu; sehingga pembaca akan mendapatkan gambaran tentang potret suatu peristiwa/kejadian dan penemuan-penemuan baru. Selain itu terbitan berseri juga dapat memberikan cakrawala pemandangan yang lebih luas kepada pembaca, karena di akhir dalam setiap tulisan biasanya akan dilengkapi dengan daftar pustaka/bacaan.

Menurut Lasa HS, terbitan berseri/berkala mempunyai ciri/karakteristik yang membedakan dengan publikasi atau koleksi lain1. Beberapa ciri/karakteristik yang dimiliki oleh terbitan berseri adalah:
>Dalam satu kali terbit memuat beberapa tulisan yang ditulis oleh beberapa orang dengan topik dan gaya bahasa yang berbeda
>Artikel atau tulisan pada umumnya tidak terlalu panjang sebagaimana pada buku teks
>Menyampaikan berita, peristiwa, penemuan dan ide baru atau sesuatu yang dianggap menarik perhatian masyarakat pada umumnya
>Dikelola oleh sekelompok orang, yang kemudian membentuk perkumpulan, organisasi maupun susunan redaksi
>Merupakan bentuk arsip ilmiah yang telah diketahui oleh masyarakat umum
>Terbit terus menerus dengan memiliki kala, waktu, frekuensi terbit tertentu

Pengguna terbitan berseri/berkala memiliki ragam tingkat pendidikan dan minat yang cukup banyak dan bervariasi. Dengan memperhatikan hal tersebut, terbitan berseri/berkala memiliki ragam/jenis yang cukup banyak. Menurut Harrod yang dimuat dalam Pengelolaan Terbitan Berseri Di Perpustakaan2 jenis terbitan berseri meliputi majalah (majalah populer dan majalah ilmiah/jurnal), surat kabar, buku tahunan, seri monografi yang bernomor, prosiding, transaction dan memoar. Perkembangan teknologi informasi saat ini, berpengaruh dan berdampak pada koleksi terbitan berseri dalam bentuk elektronik. Misalnya jurnal elektronik, kliping elektronik, online newspaper dan lain-lain, yang informasinya bisa diakses melalui internet dari manapun.

2. Pengelolaan Terbitan Berseri
2.1 Perencanaan & Persiapan
Koleksi terbitan berseri yang banyak memuat informasi tentang penemuan serta proses baru sebuah penemuan, merupakan sumber informasi primer yang banyak dicari oleh pengguna perpustakaan. Oleh karena itu banyak pengguna perpustakaan yang berharap agar perpustakaan menyediakan layanan koleksi ini. Beberapa hal yang perlu direncanakan dan dipersiapkan secara matang agar bisa memberikan layanan terbitan berseri secara optimal adalah:

Anggaran
Diperlukan dana yang tidak sedikit untuk bisa memiliki jenis dan jumlah koleksi terbitan berseri yang cukup lengkap
Pengadaan
Terdapat beberapa cara untuk mengadakan koleksi terbitan berseri di suatu perpustakaan. Beberapa cara tersebut adalah :
Melanggan/membeli
Minta sumbangan/hadiah
Tukar menukar publikasi (exchange publikcation)

Ruangan
Suatu layanan akan berhasil melaksanakan tugas dan fungsi sesuai dengan maksud dan tujuannya, jika didukung sarana yang dikelola seacra benar. Salah satunya adalah gedung atau ruangan yang diatur sedemikian rupa sehingga memberikan kesan yang menyenangkan. Indikasi layanan perpustakaan yang mampu berfungsi secara benar jika ditandai beberapa sifat yang membuatnya berfungsi secara efektif dan efisien, memudahkan pengguna perpustakaan, lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan dan menarik sebagai tempat untuk belajar dan bekerja, serta membuatnya tetap berfungsi di sepuluh tahun yang akan datang.

Perabot/meubelair
Diperlukan perabot yang cukup bervariasi dari segi jenis, fungsi dan jumlanya dalam sebuah layanan terbitan berseri. Hal ini dikarenakan jenis terbitan berseri yang cukup banyak, membuat jenis kolesi ini memerlukan banyak jenis dan bentuk perabot dalam penyajiannya.

2.2 Pengolahan Terbitan Berseri
Prinsip pengolahan koleksi terbitan berseri tidak jauh berbeda dengan pengolahan koleksi perpustakaan yang lain. Kegiatan dalam pengolahan terbitan berseri meliputi pemeriksaan materi/koleksi saat datang, pemberian stempel, inventarisasi, entri data sekaligus katalogisasi (jika sudah terotomasi), pemberian label, pembuatan indeks artikel majalah/jurnal dan terakhir adalah penjilidan untuk koleksi yang lama.

Berikut gambaran alur kerja pengolahan koleksi Terbitan Berseri

Mulai



Periksa materi/koleksi



Beri cap/stempel
kepemilikan


Ya Entri Data ke komputer
Otomasi sekaligus inventarisasi
dan katalogisasi

Tidak

Inventaris dalam kartu


Pembuatan Katalog Label berbeda dengan label pada buku teks, tetapi memiliki fungsi yang sama dengan bentuk
dan isi yang lebih sederhana

Beri label untuk mempermudah
temu balik informasi




Selesai


2.2.1 Pemeriksaan materi/Koleksi Saat Datang
Setiap jenis koleksi terbitan berseri yang datang (diterima), hendaknya selalu diperiksa terlebih dahulu. Pemeriksaan ini meliputi status koleksi (apakah diterima sebagai langganan, hadiah/sumbangan atau tukar menukar), surat/blangko penyerta (surat tanda terima jika koleksi merupakan hadiah atau hasil tukar menukar), dan kelengkapan halamannya. Segera isi dan kembalikan surat tanda terima ke alamat pengirim, disertai dengan ucapan terima kasih.

2.2.2 Pemberian Cap/Stempel
Sama seperti pada pengolahan jenis koleksi yang lain, pemberian cap/stempel ini berfungsi untuk memberikan tanda identitas kepemilikan atas barang yang dimiliki. Seperti biasa cap/stempel dapat diberikan di bagian koleksi yang longgar (kosong), dan tidak mengenai tulisan yang ada dalam artikel. Termasuk juga pada bagian sisi dari koleksi ini (yang berbentuk buku).

2.2.3 Pencatatan/Entri Data
Pada pengolahan terbitan berseri yang masih manual, pencatatan koleksi ini dapat dilakukan pada buku catatan besar atau dicatat dalam kartu (kardeks) yang disusun alfabetis dalam kotak dan diberi tanda penunjuk. Kegiatan pencatatan ini dapat mewakili kegiatan inventarisasi dan katalogisasi. Kartu ini berfungsi sebagai kartu registrasi dan kartu katalog bagi pengelola terbitan berseri. Setelah itu dibuatkan kartu katalog untuk setiap judul dari terbitan berseri tersebut. Pada pengolahan terbitan berseri yang telah terotomasi, entri data merupakan gabungan dari kegiatan inventarisasi, katalogisasi dan pembuatan indeks. Pengguna dapat mencari informasi tertentu dari artikel yang ada dalam koleksi terbitan berseri, melalui OPAC yang telah disediakan.

2.2.4 Pemberian Label
Bentuk dan isi label pada koleksi terbitan berseri berbeda dengan label yang ada di koleksi buku teks. Bentuk dan isi label lebih sederhana, tetapi memiliki fungsi yang sama dengan label buku terutama bagi tenaga pengelola dalam penataannya di rak (selving).

2.2.5 Pembuatan Indeks Artikel
Indeks adalah daftar istilah yang disusun berdasarkan urutan abjad atau dengan susunan tertentu yang disertai keterangan yang menunjukkan istilah tersebut berada (Yusup, 1995: 50). Adanya indeks akan memudahkan pengguna yang ingin lebih cepat menemukan informasi dengan topik tertentu. Dalam indeks, artikel-artikel dalam koleksi terbitan berseri tersebut akan didaftar dan dilengkapi dengan ketetapan waktu pemuatan topik-topik informasinya. Pembuatan indeks ini menjadi kegiatan yang penting (vital) dalam pengolahan yang masih manual. Tetapi dapat diabaikan jika pengolahannya sudah terotomasi.

2.2.6 Penjilidan
Apabila nomor-nomor dalam volume yang sama dari suatu judul terbitan berseri sudah lengkap, maka dilakukan proses penjilidan (pembendelan). Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga keutuhan dan kelengkapan nomor-nomor yang ada. Selain itu, proses penjilidan ini merupakan usaha mengumpulkan tulisan-tulisan yang penah dimuat oleh suatu media cetak.
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan proses penjilidan suatu ahan teritan berseri:
(a)Periksa kelengkapan edisi, halaman, indeks maupun sisipan dan bonus
(b)Halaman judul hendaknya diletakkan pada permulaan judul
(c)Indeks dapat diletakkan di bagian depan atau belakang
(d)Halaman iklan yang tidak relevan dapat dibuang selama pembuangan ini tidak
(e)mengganggu tulisan lain
(f)Kulit majalah dapat dilepas kecuali apabila memuat daftar isi atau daftar artikel penting
(g)Penyusunannya dengan cara meletakkan edisi yang lama diatas, lalu diikuti dengan edisi yang baru dibagian bawahnya dan seterusnya
(h)Pada setiap jilidan hendaknya diberi label yang berisi informasi tentang judul dan edisi dari bahan terbitan berseri yang ada dalam jilidan. Label ini dapat ditempel di punggung jilidan (Lasa, 1994: 90-91)
Hasil dari proses penjilidan ini kemudian dicatat/di inventaris ulang dalam catatan/kartu inventaris tersendiri. Pencatatn ini penting untuk mengetahui judul-judul bahan terbitan berseri apa saja yang telah dijilid, dan berapa jumlah jilidan yang dimiliki.

3. Layanan Terbitan Berseri
3.1 Pemajangan/Display
Sistem pemajangan koleksi terbitan berseri di rak, disesuaikan dengan kebutuhan pengguna dan instansi yang terkait, jenis dan jumlah koleksi terbitan berseri, kualifikasi dan jumlah SDM serta rak dan ruangan yang tersedia. Terdapat beberapa cara untuk pemajangan/display koleksi terbitan berseri tersebut.

Disusun alfabetis
Dalam susunan alfabetis, seluruh koleksi terbitan berseri disusun berdasarkan alfabetis judul terbitan berseri. Sistem penyusunan ini sesuai untuk perpustakaan dengan jenis dan jumah koleksi terbitan berseri yang tidak banyak.

Disusun per subyek (kelompok bidang)
Dalam susunan ini, koleksi terbitan berseri yang ada dikelompokkan kedalam beberapa subyek (biasanya disesuaikan dengan jurusan/program studi/bidang kerja yang ada). Sistem susunan ini sesuai untuk perpustakaan dengan jenis dan jumlah keleksi terbitan berseri yang besar/banyak.

3.2 Sistem Layanan Koleksi Terbitan Berseri
Pada umumnya koleksi terbitan berseri dilayankan dengan sistem terbuka tetapi pemakai hanya boleh membaca di dalam perpustakaan, tidak boleh dipinjam dibawa pulang. Pemakai boleh memfotokopi artikel dari jurnal/majalah yang diinginkan. Selain itu pada layanan terbitan berseri ini terdapat juga beberapa jenis layanan yang ditujukan untuk mengoptimalkan sistem temu kembali informasi.
Layanan-layanan tersebut adalah

Layanan Baca Ditempat dan fotokopi
Layanan ini memberikan kesempatan kepada pengguna untuk menggunakan koleksi terbitan berseri hanya di tempat, dan biasanya diperbolehkan untuk memfotokopi secara bebas. Sebuah layanan yang banyak dilakukan oleh berbagai perpustakaan yang ada saat ini.

Layanan Informasi Terpilih
Layanan ini menyajikan informasi-informasi terpilih yang dapat diakses oleh pengguna untuk menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Perpustakaan dalam hal ini menyajikan koleksi ataupun informasi sekunder yang akan membawa pengguna kepada informasi utama, misalnya dengan menyediakan indeks artikel, indeks majalah yang terpilih dan lain–lain.

Layanan Penelusuran Informasi
Layanan yang diberikan kepada pengguna untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Biasanya pengguna akan dikenai 'tarip' tertentu untuk membayar apa yang dilakukan dalam layanan ini.

Layanan Bimbingan Penelusuran Informasi
Layanan ini merupakan layanan yang tidak semua perpustakaan memperlakukannya. Layanan ini memberikan kesempatan kepada pengguna untuk mendapatkan bimbingan dari pustakawan setempat untuk dapat membantu pengguna dalam menemukan sumber-sumber informasi yang relevan baginya terutama hubungannya dengan sebuah penelitian, studi kasus, dan kegiatan ilmiah lainnya. Layanan ini banyak diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi.

3.3 Kendala/Masalah

Beberapa kendala/masalah yang biasanya muncul dalam pengelolaan dan penyajian koleksi terbitan berseri di perpustakaan adalah
>Terbatasnya dana untuk pengadaan (berlangganan) koleksi terbitan berseri berpengaruh terhadap keberlangsungan layanan terbitan berseri
>Sulitnya melakukan klaim terhadap penerbit atas keterlambatan (ketidak sampaian) majalah/jurnal yang dilanggan
>Kesulitan petugas untuk melanggan/membeli teritan berseri luar negri
>Ketidakaturan publikasi/terbitan berseri dalam negri
>SDM yang kurang berpengalaman dan kurang kreatif
>Promosi yang kurang efektif dan teta letak (ruangan) yang kurang representatif (susah dicari/dijangkau pengguna secara mudah) menyebabkan belum termanfaatkannya layanan terbitan berseri secara lebih optimal

4. Penutup
Layanan terbitan berseri adalah salah satu layanan yang sudah selayaknya bahkan seharusnya ada di suatu perpustakaan. Hal ini disebabkan informasi yang terkandung di dalam koleksi terbitan berseri bersifat mutakhir dan biasanya memuat hasil penelitian terbaru di dari para peneliti di berbagai bidang. Layanan terbitan berseri ini banyak dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan, untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan.
Perlu persiapan dan pengelolaan yang matang untuk mengembangkan layanan terbitan berseri ini. Juga SDM yang kreatif, handal dan memiliki pengalaman serta kemampuan yang lebih untuk bisa memaksimalkan layanan ini. Suatu hal yang layak dan harus diwujudkan di dunia informasi yang berkembang cepat, dan selalu tergantikan dengan informasi yang lebih baru.


DAFTAR PUSTAKA

1.Daryanto. 1986. Pengetahuan Praktis Bagi Pustakawan. Malang: Binacipta

2.Lasa HS. 1994. Pengelolaan Terbitan Berseri. Yogyakarta: Kanisius

3.Sulistya-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

4.Evans, G. Edward . 1992. Introduction To Library Public Services. Englewood: Libraries Unlimited, Inc.

5.Yusup, Pawit M. 1995. Pedoman Praktis Mencari Informasi. Bandung: Rosdakarya

6.Qalyubi, Syihabuddin, dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan Dan
Informasi. Yogyakarta: Jurusan IPI F. Adab UIN Suka

7.Mansjur, Surya; Sophi, Sulastuti; Triani, Suni. 2009. “Mengenal Bahan
Pustaka Dan Cara Mengelolanya”. Bogor: Pusat Perpustakaan Pertanian Dan Komunikasi Penelitian, Badan Penelitian Dan Pengembangan Pertanian. Diakses di http://www.pustaka-deptan.go.id/pustakawan/Juknis01.pdf pada Sabtu 26 Desember 2009 pukul 08.21 WIB